Ngày nay, việc tổ chức sự kiện không còn quá xa lạ tại các công ty tổ chức. Đặc biệt là sau thời gian dịch bệnh kéo dài, bên cạnh các sự kiện offline, thì những buổi gặp mặt trực tuyến càng khiến cho công việc tổ chức sự kiện trở nên thú vị, nhiều biến động.
Điều đó đòi hỏi người làm sự kiện phải thích ứng linh hoạt hơn, sẵn sàng điều chỉnh chiến lược content hợp lý trong mọi tình hình để đả bảo sự kiện được tổ chức thành công nhất.
Bên cạnh các sự kiện offline, sự kiện trực tuyến cũng ngày càng phổ biến.
Tìm hiểu về VIRTUAL EVENT và OFFLINE EVENT
Offline Event
Hình thức tổ chức thực hiện các phần việc của một sự kiện – diễn ra từ lúc bắt đầu lên ý tưởng đến khi nó kết thúc.
Bạn có thể dễ dàng bắt gặp các buổi hội thảo, hội nghị, lễ kỉ niệm, hội trợ triển lãm, … lớn hơn một chút là các lễ hội, festival, seegames, …
Virtual Event là gì?
“Virtual event” là tên gọi chung của các sự kiện tổ chức online (hay còn được gọi là “hội nghị ảo”).
Bạn có thể bắt gặp 02 dạng chính của sự kiện dạng này:
- Sự kiện trực tiếp: diễn ra trong một khoảng thời gian xác định, mang tính độc quyền và tính tương tác cao.
- Sự kiện ghi hình – phát lại: phần ghi hình sẽ được thực hiện trước và biên tập thành video hoàn chỉnh. Người tham dự có thể lựa chọn xem lại hoặc xem nhiều lần.
Sau dịch bệnh, các sự kiện/ chương trình bắt đầu quen hơi với hình thức tổ chức online bên cạnh offline.
Bạn có thể dễ dàng bắt gặp các buổi workshop, Webinar, hội thảo học thuật, các khóa học, chương trình giải trí (show âm nhạc, hài kịch…), lễ mắt sản phẩm mới, lễ tốt nghiệp… được tổ chức thông qua các ứng dụng như Google Meet, Zoom… Hay gần gũi hơn là các tiết mục livestream tâm sự, bán hàng trên Facebook. Cùng với việc xây dựng chiến lược content marketing bài bản, virtual event tổ chức chuyên nghiệp cũng giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chỉn chu trong mắt khách hàng, đối tác.
Tầm quan trọng của chiến lược content cho các sự kiện.
Bên cạnh công tác kỹ thuật như thiết bị ghi hình, thu âm, xử lý hậu kỳ… thì content đóng vai trò vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện. Lập kế hoạch content cho một sự kiện không chỉ dừng lại ở kịch bản chương trình mà cần bao quát ở hầu hết quá trình tổ chức, như:
- Xây dựng kịch bản chương trình
- Kịch bản MC
- Kịch bản diễn giả
- Email thư mời tham dự, thư cảm ơn (nếu có)
- Các slide trình chiếu
- Content quảng bá trên website, mạng xã hội
- Content trong các form khảo sát ý kiến sau buổi event
- …
Dù không thể phủ nhận vai trò chủ chốt của các yếu tố kỹ thuật khi tổ chức sự kiện nhưng content vẫn là nhân tố quan trọng nhất.
Kịch bản chất lượng, hữu ích giúp thu hút người xem và giúp cho sự kiện trở nên sôi nổi hơn. Luồng thông tin liên quan đến sự kiện trên các kênh website, mạng xã hội cập nhật nhanh chóng, giúp người xem biết đến sự kiện của bạn.
Một số lưu ý khi triển khai chiến lược content cho sự kiện
Khi lập kế hoạch content cho sự kiện, bạn cần chú ý một số điểm sau:
Hỗ trợ diễn giả hết mình
Dù diễn giả (speaker) là team nhà hay là khách mời thì bạn – với vai trò là đơn vị tổ chức – phải đảm bảo ủng hộ họ hết mình. Đầu tiên là trong việc biên tập bài nói của diễn giả. Bạn cần giữ sự tôn trọng, đồng thời đóng góp ý kiến để bài nói hoàn thiện và sát với yêu cầu chung của sự kiện.
Hãy hỗ trợ diễn giả hết mình để họ có thể thoải mái chia sẻ kiến thức trong sự kiện online
Cụ thể hơn, trong mọi trường hợp, bạn cần cập nhật cho diễn giả diễn biến của sự kiện (có sự cố kỹ thuật phát sinh hay không, cần điều chỉnh trang phục, âm lượng, bố cục chương trình gì không…).
Ngoài ra, bạn cần phối hợp sát sao với diễn giả để họ có thể hoàn thành tốt phần chia sẻ, hạn chế tối đa các trường hợp gây khó xử từ phía người tham gia (như câu hỏi khó, câu hỏi dài gây mất thời gian…). Hãy nhớ, ekip là một gia đình!
Mời người tham dự phát biểu
Sự kiện sẽ trở nên sôi động và có tính tương tác hơn nếu bạn mời người tham dự phát biểu ý kiến hoặc dành ra 5 – 15 phút cuối cùng cho phần giải đáp thắc mắc (Q&A).
Tuy khá thú vị nhưng bạn cũng nên cẩn trọng nếu quyết định mời khán giả phát biểu vì có thể gây ra một số phát sinh ngoài ý muốn như: đặt câu hỏi quá khó, phát biểu dài dòng, thông điệp mang tính tiêu cực…
Để tránh tình trạng trên xảy ra, bạn cần liệt kê rõ và xây dựng sẵn content “cứu trợ” cho từng trường hợp (có thể gọi nôm na là kế hoạch B). Bên cạnh đó, để giúp không khí của buổi sự kiện không quá im lìm, bạn cũng có thể phân công một số thành viên trong team phát biểu để giúp mọi người trở nên cởi mở hơn. Chính các thành viên này cũng có thể xuất hiện trong những lúc “khó xử” vừa nêu bên trên để hóa giải tình huống.
Cân nhắc độ dài của các phần trong chương trình
Theo số liệu của blog.marketo.com, khoảng thời gian lý tưởng nhất để người tham dự thu nạp kiến thức mới rơi vào khoảng từ 9 đến 15 phút. Do đó, bạn cần chú ý thời lượng của các phần trong chương trình. Đừng để mọi người bị phân tâm vì buổi nói chuyện kéo dài liên tục đến tận 45 phút!
Bạn cần chia nhỏ các phần thuyết trình để người tham dự dễ dàng tiếp cận và xử lý thông tin
Nếu vì lý do đặc thù của chủ đề, không thể thu ngắn thời lượng thì bạn cần xem xét chia nhỏ sự kiện ra từng phần, khoảng giữa là giải lao hoặc xen lẫn các cuộc đối thoại, hỏi đáp.
Đảm bảo truyền thông xuyên suốt
Bạn cần quảng bá sự kiện xuyên suốt trước – trong – sau sự kiện. Các thể loại bài tin tức website, post Fanpage/ Instagram… thông báo về thời gian tổ chức sự kiện, bài post cập nhật diễn biến sự kiện ngay lúc diễn ra, bài post recap sự kiện sau khi kết thúc…
Sự kiện được tính là bắt đầu ngay khi bạn đăng bài viết thông báo tổ chức đầu tiên. Content giai đoạn này cần thú hút, bám sát đối tượng tiềm năng, khơi gợi sự tò mò và chỉ ra những lợi ích mà sự kiện mang lại.
Truyền thông xuyên suốt trước – trong – sau event rất quan trọng
Sau khi mọi người rời khỏi phòng chat không có nghĩa là sự kiện kết thúc. Bạn cần tiếp tục duy trì “dư âm” của sự kiện vì người tham dự rất có thể là khách hàng tiềm năng hoặc đối tác trong tương lai. Đặc biệt, việc cập nhật liên tục các nội dung liên quan đến sự kiện còn giúp bạn xây dựng – duy trì hình ảnh thương hiệu.
Kiểm tra kỹ các tài liệu chia sẻ trong buổi event
Rất có thể buổi event online của bạn sẽ có chia sẻ tài liệu cho người tham dự dưới nhiều dạng khác nhau như file hình ảnh, PDF, Doc… thông qua việc gửi email hoặc gửi liên kết (share link). Bạn cũng có thể tận dụng việc này kết hợp với e-mail marketing B2B.
Cần đảm bảo rằng những tài liệu đó được biên tập kỹ lưỡng, chú ý chèn logo và thông tin giới thiệu doanh nghiệp/ dịch vụ/ sản phẩm của công ty… đặc biệt là kiểm tra quyền truy cập tài liệu. Đừng để người tham dự cảm thấy khó chịu vì bạn chia sẻ một chiếc link bị hạn chế quyền truy cập.
Các Offline event và Virtual tại Việt Nam đang dần chỉn chu, chuyên nghiệp, và trở nên gần gũi hơn với người dùng. Để trở nên thu hút, khác biệt, mang đến giá trị cho người tham gia bạn cần chú ý yếu tố content. Hãy bắt đầu với việc xây dựng kịch bản và chiến lược truyền thông cho event!
Mời các bạn xem thêm các bài viết khác về Digital marketing tại đây.
